Slackの導入をする時に最初に検討する必要があるのは、「メンバーとプラン」の構成について検討すると良いです。

とりあえず、何も気にせず無料プランに入って関係者全員をメンバーとするのは、後の運用で困る場合があるからです。

Slackは運用ルールさえ間違えなければ、本当に効率の良いコミュニケーション環境を構築出来きますので、Slackを利用する参考にして貰えればと思います。

メンバーとプランの構成が大切な理由

プランを変更したくなる時

無料プランから有料プランに切り替えたい場合は、外部の人にチャンネルを共有したい時に発生すると思います。初めは無料で十分と思っていても、Slackの運用が上手く浸透していくと、チャンネルの情報をそのまま外部の人と共有したくなる場面が出てきます。

そのため、ずっと無料プランでいくと決めている場合でも、今後を見越してメンバー構成は適切にしておくことが大切です。

有料プランのポイント

この時に有料プランで発生する料金はメンバー単位で課金されることがポイントになります。

無料プランで関係者全員をメンバーとした後に、有料プランに切り替えた時にメンバー数によっては金額が大きくなる可能性があります。

また、関係者の全員がSlackを使い込むという状況ではなく、一部のメンバーは参照がメインとなる場合もあるでしょう。その場合に有料プランに切り替えると無駄なコストになります。

そのため、ずっと無料プランでいくと決めている場合でも、今後を見越してメンバー構成は適切にしておくことが大切です。

どのような構成があるか

無料プランから有料プランの切り替えを検討する際に、上記の問題を解消するため以下の2パターンの方法を検討することになると思います。

主要メンバー以外は外部メンバーにする

メンバーを限定させて、その他のメンバーは外部メンバーとしてワークスペースを利用してもらう構成です。

限定させてメンバー数は組織の規模に応じて適切な人数にします。社員10名以下の小さい規模であれば、管理者用に1名だけメンバーにする位で良いと思います。

他のメンバーが外部メンバーであっても、チャンネルには自由に参加出来ますので、コミュニケーションとしては十分成り立ちます。

これが有料プランの切り替えを考慮するなら1番ベストだと思います。

無料プランで通す

もう一つの構成はメンバー全員を外部メンバーにせず、無料プランのまま進めます。その時に発生する弊害を解消する工夫をしていくパターンです。

この場合に外部のパートナーにチャンネルに参加して貰うには、外部のパートナーも内部メンバーとして招待する必要がありますので、ワークスペースの各チャンネルは一旦全て非公開にして、各メンバー毎に招待をしていくという方法で、外部のパートナーに一部のチャンネルに限定して参加して貰うということが出来ます。

以上

いかがでしたでしょうか？

Slackはとても便利なコミュニケーション手段ですが、運用方法によっては余計なコストが発生したり、本来の便利さを損なってしまう可能性もあります。

利用する組織によって、様々な運用方法があると思いますので、自分の組織に最適なSlack構成を構築すると良いと思います。

Slackを検討している人の参考になれば幸いです。