テレワーク化におすすめのアプリ「AirTable」

AirTbleとは

AirTableとはクラウド型のWebデータベースサービスでgoogleのスプレッドシートに近いです。
エクセルのように表計算もできますが、プロジェクト管理やデータ共有などには特にこのAirTableの良さを発揮します。

特にオフィスをリモート化していくと、複数のメンバー間でデータを共有する仕組みが必要になりますが、このAirTableはその仕組みをサポートするアプリとしては使いやすくとてもおすすめです。

今回、AirTableの基本的な使い方をご紹介します。

主な使い方

<アカウント作成>

1.まずブラウザの検索画面で『AirTable』で検索するか、

https://airtable.comのURLを直接指定します。

2.以下の画面より、「Get Started」をクリックします。

3.するとメールにリンク付きURLが送られてくるのでそれを開きます。

4.『あなた自身について教えてください。私たちはあなたの興味に関連するテンプレートを提供します。エアテーブルは何のためにつかわれますか?』という画面が出てくるので使用用途にあったものを選んでください。

5.続けて、「主な目的」「どの種類のビジネスか」「あなたの役割」「事業規模」などを聞かれますので適切なものを選択して「Continue」をクリックします。

6.次にworkspaceの名前を入力します。ここは部署名やグループ名などなんでもいいです。

7.すると使い方の簡単な動画が見れますのでこちらはご自由に。

8.するとホームにこのようなアイコンが並んでいます。『Add a base』 をクリックすると「テンプレを利用する」「スプレッドシートをインポートする」「スケッチを利用する」のタブが出てきます。

では試しにテンプレートでどんなものか簡単に見てみましょう。

<テンプレートを使ってみる>

1.テンプレートで作るタブを選択すると、このようにたくさんのテンプレートが出てきます。

今回は、「Content Calendar」で中身を見ていきましょう。

2.英語表記なので少々見づらいかもしれませんが、何の項目なのかわかればそこまで難しくはありません。
左から大見出し、進行状態、小見出し、カテゴリー、写真、担当者などに行ごとに区分されています。

3.左の『Contect production』で担当者ごとに表示させたり、

『DeadLines』で締め切りごとに表示させることが可能です。

カレンダーに自動ではめ込んでくれるので一目でわかって使いやすいです。

ちなみに意外とわからなかったのは『HOME』に戻るボタンです。

このマークでホームに戻れます。

テンプレートは自分でいろいろ触ってみたほうがいいです。そのほうがわかりやすいですし、こんな機能が使えるんだ!という発見があります。

では続いて実際に1から作る方法でやってみましょう。

ごくごく簡単なデータベースを作成してみます。

<自分でデータベースを作成する>

To do listをつくってみましょう!

1.ホームの『Add a base』 で3つのタブのうち一番下の『Start from scratch』をクリック。

2.ホームに表示するアイコンの色とマークを選びます。

今回は上の段の左から4番目のマークを選択しました。

3.アイコンをクリックすると、デフォルトで3つの行がでてきますが、プルダウンから『Customize field type』を選択すると自分で行の分類名を変更したり、(NameやNotesにたるところ)行の属性を選べます。

ここでは2行目を仮に日時を書きこむ行としてDateの属性とします。

すると、カレンダーが表れて日付を選択できます。
よくホテルや旅館の日付から空室を探したりするシステムがありますよね。あの感覚です。

3行目は添付ファイルの属性にしています。
プラスのマークがでているのでそれをクリックすると左に様々なファイルの形式がでてきて選ぶことができます。

これで添付したいファイルやリンク先を選ぶだけです。

また、大変便利な使い方として担当者または共有したい相手に招待状を送ることができます。

4.まず、属性を『Collaborater』にして行を作成します。すると、各リスト(列)ごとに担当者または共有したい相手の名前とアドレスを入力することができます。
そして下の『Permissions』から権限を付与することができ、(権限のランクは4つに分かれていて招待する側が権限の範囲を決められる)相手に招待メールが送られます。

名前とアドレスを入れるだけで招待メールまで送ってくれるなんて便利ですよね。

わざわざメールにデータを添付しなくてもいつでもデータを見れますし進捗状況などをを確認することができます。

まとめ

こんな風に使い方としてはエクセルの要素も含んでいますが、エクセルは作っているデータを作成者しか見れず、個人間でのやりとりしかできないのに対してAirTableは複数人で同じデータを一斉に共有・編集できます。

リアルタイムで保存されているので保存し忘れたりフリーズしてデータが消える心配もありません。

さらに、属性を選択すればファイルの添付も簡単にできたりメールの招待までしてくれたりとエクセルにはない要素が盛り込まれて使い方に慣れてくれば大幅に仕事の効率がUPするでしょう。

情報共有のスピードも導入前と後では大きく変わりますので是非お勧めしたいアプリケーションの1つです。

About Author


じょうくん

2004年にシステム開発会社を設立。 引き続き、小さなシステム会社の社長として奮闘中。 Apple好き。鉄拳好き。

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