【利益が8倍!?】中小企業が今すぐ行うべき業務効率化のアクション

企業経営者などは、自社の社員の作業効率をU Pさせたい、生産性を向上させたい。などと日々頭を悩ませていることかと思います。

特に中小企業のような少数精鋭の会社の場合は、社員の業務の質を上げてパワフルな経営を行っていきたいところです。とはいえ、中小企業の業務効率化のための手段は数千と存在しており、その中から何を優先して行えばいいのか選ぶのはなかなか難しいです。

そこで、今回は業務効率化のために中小企業が今すぐ行うべき業務効率化のためのアクションをご紹介します。この記事を読んで、今すぐ業務効率化に向けて動き出しましょう。

中小企業が今すぐ行うべき業務効率化のためのアクション

V B Aを用いたExcelマクロの導入

業務効率化のために企業がまず行うべきアクションは、V B Aを用いたExcelマクロの導入です。

これは特に社内にExcelを使った業務が多ければ多いほど効果を発揮します。具体的にどう言うことか説明します。

Excelで作業をしたことのある方ならわかるはずですが、同じデータを何度も繰り返し使用するようなことがありますよね。そんな状況の中で大量の数字を一つ一つコピペていたら、膨大な時間がかかります。そんなときに便利なのが、エクセルのマクロ機能です。

マクロとは、エクセル上の作業を記録し、自動的に実行してくれる機能のことです。

例えば、ルーチン化しているデータの集計作業などの業務をマクロで登録してしまえば、コピペを繰り返さずにボタン一つで正確に実行することができます。

うっかりミスなどの人為的ミスを極限まで減らすことができる上に、手作業に比べて圧倒的な速度で業務を行うことができるので、

Excelマクロを導入するだけで、業務を効率化させることができます。

Excelマクロ導入のメリット

1.運用コストが安い

ExcelマクロはExcelに標準装備されている機能のため、Excelを購入すればシステムの開発が可能です。特別に他のソフトを購入する必要もなく、システムを開発してしまえばすぐに使えるようになるので、コスパが良いです。

2.誰が作業しても同じ成果物を作ることができる

誰がシステムを利用しても同じような成果物を作ることが可能です。システムを社内で共有して、システムの使い方を覚えさえすれば、誰にでも業務効率化が可能です。業務効率化以外にも作業者の負担軽減や残業のリスクを減らすことにもつながり、結果的に社内の運営が楽になります。

3.作業工数の大幅な短縮が可能

上で述べたように作業時間の短縮と手作業で起こり得る凡ミスを防ぐことができます。また、毎回行う処理を自動化できるので、作業者の負担を軽減することができます。

ホームページデザインの更新やサイト軽量化

インターネットが発達した今、ホームページはその企業の顔とも言えます。ホームページのデザインの見栄えが良くなかったり、サイトの動作が重かったりすると、ユーザーはそのサイトに嫌悪感を示し、そのホームページのアクセス減少につながってしまいます。

そのような事態を避けるために、ホームページに掲載している古い情報を更新したり、時代や顧客のニーズに合わせたデザインのホームページを作成したりなど、ホームページは定期的にリニューアルする必要があります。

ホームページデザイン更新・軽量化のメリット

1.ホームページの使いやすさ・機能向上

ホームページは、年数を重ねるごとに、ページ数や写真などコンテンツが増えていって分類するカテゴリもだんだん複雑になっていきます。

ホームページ内のコンテンツを充実させようとするあまり、サイト構造がいびつになってしまい、利用するユーザーは目的のサイトや情報にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。

ホームページ内のコンテンツを取捨選択し、整理整頓して改めてサイト設計を行うことで、ユーザービリティの向上が期待でき、結果的に購買率や申込率などを高めることができます。

また、最近ではCMS(コンテンツマネジメントシステム)といったような、ユーザー自身がウェブ上から写真を追加したり、施工実績やお知らせなどを追加できるような機能を持つサイトも増えてきています。

ユーザーにとって使いやすい機能を追加したホームページを制作して、コンバージョン率(購買率や申込率の反応率)を向上させることができます。

2.イメージアップでアクセスアップが見込める

洋服などが毎年トレンドや流行によってデザインが変わっていくように、ホームページのデザインもどんどん変化していきます。ユーザーがひと目見て好感を覚えるようなデザインにするためには、古さを感じさせない洗練されたデザインである必要があります。

自社のブランドのイメージにも影響するものなので、ホームページのデザインを甘く見てはいけません。

3.SEO強化により、上位表示されやすくなる

経済状況や時代の変化に伴い、ユーザーが検索するキーワードも変化していきます。また、流行の言葉や新しい造語など、企業はユーザーが検索するであろうキーワードに引っかかるようなサイト制作をする必要性が求められています。

時代の流れに合わせて、ホームページ内のキーワードを最新のものに変えることによって、S E O(検索エンジン対策)の強化につながり、ホームページが上位に表示されやすくなります。

S E Oを強化してサイトが自動的に上位表示されるようになれば、わざわざお金を払って広告を打たなくても、サイトの訪問者が増えるので集客が見込めます。

また、Googleは近年、ページ読み込み速度やモバイルフレンドリーかどうかを検索エンジンのランキング要因に組み込んでおり、これらの要因に加えて(Core Web Vitals)を、2021年5月からGoogle検索エンジンのランキングの要因に追加することを決定しました。

Core Web Vitalsとは、

サイトページの読み込み速度が早いかどうか

ユーザーが操作しやすいWEBサイトになっているか

ページコンテンツに視覚的な安定性があるか

この三つの要因をGoogle独自の評価基準に基づき判断し、数値化したものです。

これらの数値が検索エンジンのランキングにも影響するので、サイト軽量化、そしてユーザーが使いやすく見やすいサイトを制作することは結果的にサイトのアクセスアップにつながります。

これらの業務効率化をできるだけコストを抑えて実行するためには?

ここまで、中小企業が業務効率化のために今すぐ行うべきアクションを紹介してきましたが、Excelマクロのシステム開発、ホームページデザインの更新やサイト軽量化を専門の業者に頼むと、結局高額なコストがかかってしまい本末転倒です。

自社だけでの開発が難しく、だからといって多額のコストをかけるわけにもいかない。一体どこにサポートを頼めばいいかわからない。

そんな方には「IT秘書サービス」をお勧めします。

IT秘書サービスなら、低コストでExcelマクロ開発、ホームページデザインの更新、その他の業務効率化を低コストでサポートすることが可能です。

IT秘書サービスのシステム開発というサポートを活用すれば、これらの業務効率化をアクションを一月たったの7万円から導入することができます。

IT秘書サービスについての解説はこちらの記事を参考にしてください。

【IT秘書サービス】人事コストを削減して不況を乗り切るための画期的なサービス

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じょうくん

2004年にシステム開発会社を設立。 引き続き、小さなシステム会社の社長として奮闘中。 Apple好き。鉄拳好き。

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